在美國西點軍校，有一個廣為傳誦的悠久傳統。學員遇到軍官問話時，只能有四種回答：“報告長官，是”、“報告長官，不是”、“報告長官，知道”、“報告長官，不知道”，除此以外，不能多說一個字。這就是制度。
制度化的作用是什么呢？我認為有二點：第一，告訴你能做什么，第二，告訴你要怎么去做。通過傳統，一個剛進入西點軍校的學員，他就可以馬上了解二件事，首先長官問話必須回答，其次答案必須是其中的一個。
制度化的優點體現在哪里呢？比如剛入伍的軍人，他很容易就能學會“齊步走”，不會受老兵退役的影響。原因就是“齊步走”的操作是制度化、流程化的：1、士兵聽到口令后先邁出左腿；2、每一步的步幅為75公分；3、每分鐘的步頻為116步。
對一個目光遠大的企業來說，制度化管理是不可或缺的，是發展壯大的必經之路。但俗話說的好條條大路通羅馬，可也有遠路和近路之分。對企業來說，只有為自己量身制定的路才是最好的。那如何挖掘一條最好的路呢？
首先我們要明白制度和流程實際就是工作經驗的積累。在工作中我們明白什么事情是要做的，在操作中會出現哪些狀況，怎么樣避免出現失誤，再將這些最真實的工作按順序記錄下來，就形成最基本的流程了。然后將這份流程文檔化、表格化，又回饋給第一線員工。再進行新的工作時，每完成一個工序就勾選一項，這樣的話就保證工序上不會有任何遺漏，同時將出現的新問題及時反饋。這樣每次取得一點進步，最終就能制作出適合當前階段的制度和流程了。但不要妄想有一個絕對完美的流程，因為制度、流程這個東西是一種不斷發展、前進的事物，沒有能適應所有狀況的萬金油，只能靠我們不斷的積累，不斷的總結，修正，才能形成一個最適合自己的好流程。
比如說有一個新的工程項目，制定流程如下：進場時先進行拍照，記錄現場狀況，再開始工作，同時記錄每步的進展（可拍照記錄），完成工程驗收之后，在記錄完成之后的狀況，這就是第一手的資料。回到公司后，將圖片和工作流程表格集合起來，做一個工作文檔，同時記錄工作中出現的新問題，看流程是否要修改。這樣的話，隨著完成的工程越多，經驗也就越來越豐富，流程也會越來越好。同時公司也有了歷史記錄，這代表了公司的發展歷程。在對新的客戶進行介紹時，也可非常的直觀，同時顯示出公司管理的規范，證明了公司的實力，以及在不斷的取得進步。從長遠來看，每一個工程所記錄的數據，以后都是公司的最寶貴的財富。這些最真實的數據，可以使我們通過這些了解市場的發展過程，并對市場前景作出準確的預測。對數據分析來說，越是真實的數據越能看出市場的真實動態，這就是公司發展的基石。同時對一個公司來說，歷史是不容忘記的，記錄了公司的成長歷程，對以后的新員工也是一個激勵。
最后企業的發展就像在一條長長的斜坡上向上推動著的一個雪球。雪球有巨大的下滑力，只要推動者略有松懈，它就會迅速下滑。鐵打的營盤，流水的兵。雪球的推動者常會有升遷、調動或輪換，但決不能在人員調動時，讓其崗位的雪球滑到谷底，后繼者又來從零開始向上推……周而復始，這會導致每個人都付出不必要的艱辛努力，以致每個人實際上都是在一個低水平位置上做著效益低下的重復工作。正確的做法是：每人都必須把雪球穩定在自己的最高點，讓后來者從這個高度再把雪球向上推進一步，哪怕是一小步。要做到這點，就需要一個防止雪球下滑的“契子”——企業不斷完善的制度和流程，凡事均應做到有章可循。每個員工都應對企業可以量化的效益指標做出貢獻，而且還應當對不能量化的“制度和流程”作出貢獻。當某員工離開某崗位時，離開的是“個人”，而留下的則是“制度和流程”；接管其崗位的后來者能夠迅速地遵循現有的“制度和流程”展開工作，繼續推動工作向前發展。
對一個公司來說，發展到一定的程度之后，就必然要走規范制度流程這一步。這是個繁瑣的工作，只能一步步的去完善，不要妄想一次性搞定，要有長期的準備，一步步、一點點的去進步形成最適宜的制度，這也是一個目標走向世界的公司天然的使命。最后公司的每一點點進步都需要公司全體同仁的智慧，為了讓銀河成為世界級的企業大家一起努力吧！
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